企業法務チーム向に最適な法務ソフトウェアとは

適切なソフトウェアを導入すれば、業務の可視化が進み、業務効率が向上するとともに法務部の成果や価値を客観的なデータで示せるようになります。一方で選定を誤ると、既存のシステム環境に、ほとんど活用されないツールを追加するだけになり、投資対効果を十分に得られない可能性があります。

企業法務チーム向けソフトウェア市場

私がXakiaを創業したのは、多くの企業法務部が自社に合ったシステムを選べる状況ではなかったからです。
選択肢は、大きく二つしかありませんでした。一つは、高機能ではあるものの導入に時間と多額の費用がかかる大企業向けのシステム。もう一つは、導入しやすい反面、法務業務に必要な機能やワークフローに十分対応していない一般的なツールです。

本ガイドでは、企業法務向けソフトウェアを6つの主要カテゴリーに分類し、それぞれの役割や選定時のポイント、そして法務チームの業務に最適なテクノロジー環境を構築するための考え方をご紹介します。
現在、多くの企業法務部門では、業務全体を把握しにくい状況にあります。案件情報は共有フォルダやメールに分散し、契約書は部門ごとに管理され、法務費用はExcelで集計され、法務相談の受付は電話や個別メールで行われています。そのため、部門全体の業務状況や生産性を可視化することが難しくなっています。

その結果、本来であれば戦略的な業務に注力すべき法務担当者が、事務作業や情報整理といった管理業務に多くの時間を費やしてしまっています。

企業法務向けソフトウェアの6つのカテゴリー

現代の法務ソフトウェアは、一つの製品ですべての課題を解決できるものではありません。それぞれ異なる役割を持つ専門ツールを組み合わせることで、法務業務全体を効率化する仕組みになっています。
これら6つのカテゴリーを理解することで、自社の業務に適したテクノロジースタックを構築し、業務をソフトウェアに無理に合わせるのではなく、法務チームのワークフローに最適な環境を整えることができます。

法務案件管理

案件管理は、法務業務を支える基盤となる機能です。法務案件や関連資料、日々の業務を一元的に管理し、進捗状況を継続的に把握できます。

優れた案件管理システムを導入すれば、現在進行中の案件、順調に進んでいる案件、対応が滞っている案件をリアルタイムで可視化できます。その結果、「案件は今どこまで進んでいるのか」と担当者に都度確認する必要がなくなり、各案件の進捗や処理にかかる期間をデータに基づいて把握できるようになります。
これにより、問題が発生してから対応する「受け身」の運営から、状況を先回りして管理・改善する「主体的」な法務マネジメントへと転換できます。

文書管理

文書管理は、文書作成の自動化とは異なる機能です。契約書や各種文書、メールなどを保管・整理・検索し、ライフサイクル全体を管理することで、法務関連の情報を一元的に管理します。

契約書や合意書、社内外とのやり取り、案件ファイルなどを一か所に集約することで、必要な情報をすぐに検索・参照できるようになります。文書が共有フォルダや個人のメールボックスに分散していると、必要なときに見つけられず、管理や活用も難しくなります。文書管理システムは、このような課題を解決するための基盤となります。

契約管理

契約管理は、契約書を一元管理し、契約期間や更新期限、契約上の義務などを継続的に把握・管理するための機能です。

契約書を一つのリポジトリに集約することで、必要な契約書をすぐに検索できるだけでなく、契約満了日や更新期限のアラート、更新状況の管理も行えます。

近年では、AIの活用により契約管理の機能も大きく進化しています。AIによる契約レビューでは、契約書を自社のレビュー基準（プレイブック）と照らし合わせて短時間で確認できるほか、重要条項の自動抽出機能によって、手作業で確認しなくても重要な契約情報を効率的に把握できます。

Xakiaは、契約書リポジトリ、契約ライフサイクル管理、承認ワークフローに加え、AIによる契約レビューや重要条項の抽出機能を提供しています。高度な契約交渉の自動化機能には対応していませんが、「契約書が社内に分散して管理されている」「更新期限を見落としてしまう」といった、多くの企業法務部門が抱える課題を解決します。

法務コスト管理

多くの企業法務部門では、外部弁護士や法律事務所への支出を正確に把握できていないのが実情です。
法務コスト管理システムは、外部法律事務所などからの請求書を一元管理し、「どこに、どれだけの費用を支出しているのか」を可視化します。また、特定の法律事務所への支出が過大になっていないか、想定以上にコストがかかっている案件の種類は何か、委託先を整理・集約できる余地はないかなど、支出傾向を分析することも可能です。

このような可視化により、法務コストを適切に管理できるだけでなく、予算管理の透明性と説明責任の向上にもつながります。

法務案件受付＆トリアージ

多くの企業法務部門にとって、法務相談や依頼をどのように受け付け、適切に振り分けるかは大きな課題となっています。

受付の仕組みが整っていない場合、法務への依頼はメール、チャット（Slackなど）、電話、口頭など、さまざまな経路から寄せられます。その結果、緊急案件と通常案件が混在し、必要な情報が不足したり、優先順位が曖昧になったりするなど、業務が煩雑になりがちです。

法務案件受付システムでは、依頼者が専用フォームから必要事項を入力して申請するため、案件に必要な情報を受付時点で漏れなく収集できます。また、あらかじめ設定したルールに従って案件を自動で振り分けることも可能です。

メール中心の受付から、受付・トリアージを標準化した仕組みに移行することで、業務のボトルネックを解消できるだけでなく、どのような依頼に法務部門の時間が多く費やされているのかをデータとして把握できるようになります。

法務分析＆レポーティング

「測定できないものは改善できない」と言われるように、法務業務の改善には、まず現状を把握することが不可欠です。

法務分析・レポーティング機能は、案件管理、契約管理、案件受付、法務コスト管理などの各システムからデータを収集・分析し、法務部門の業務状況を可視化します。

最近では、AIを活用した検索機能を搭載する製品も増えています。例えば、「前四半期で対応期間が最も長かった案件はどれか」といった質問を自然な文章で入力するだけで、必要な情報を取得できるため、レポートを一から作成する手間を大幅に削減できます。

こうした分析により、「労務関連案件は増加しているか」「外部法律事務所への支出は増えているか」といった傾向を把握でき、日々の業務改善だけでなく、法務部門の戦略立案や意思決定にも役立てることができます。

自社に最適な法務ソフトウェアの選び方

まずは最も大きな課題から着手する

ソフトウェアを選ぶ際は、現在抱えている最も大きな課題を解決できるものから導入するのがおすすめです。

例えば、案件数が増えすぎて進捗状況を把握できていないのであれば、まずは案件管理を検討しましょう。契約書が社内に分散して管理されているのであれば契約管理、法務相談の受付がメールや電話に散在して混乱しているのであれば法務案件受付＆トリアージが適しています。

現在最も負担となっている業務から改善することで、ROを早期に実感しやすくなります。

システム連携と定着しやすさを重視する

複数の課題を抱えている場合、選択肢は大きく2つあります。1つは、必要な機能を一つにまとめたオールインワン型のソリューションを導入する方法。もう1つは、それぞれの分野に強みを持つ製品を組み合わせるベスト・オブ・ブリード型の構成です。

ベスト・オブ・ブリード型を選ぶ場合は、各システムがスムーズに連携できることが不可欠です。導入を検討する際には、他システムとの連携機能、APIの提供状況、データの移行や出力のしやすさなどを確認しましょう。

また、機能面だけでなく、実際に利用する法務担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。画面は直感的に操作できるか、習得に多くの時間を要しないか、忙しい担当者でも日常的に利用し続けられるかを、実際にチームで試して確認することをおすすめします。

どれほど優れたソフトウェアでも、利用されなければ十分な効果は得られません。

さらに、企業法務部門向けのソフトウェアと法律事務所向けのソフトウェアでは、求められる機能や業務フローが異なります。法律事務所向け製品を企業向けに転用したものではなく、企業法務の業務に合わせて設計された製品を選ぶことが重要です

総保有コストで判断する

ソフトウェアを選定する際は、導入時の費用だけでなく、利用開始後の運用まで含めた**総保有コストを考慮することが重要です。

ユーザー単位のサブスクリプション料金で利用できる統合型のオールインワンプラットフォームは、複数の専門ツールを個別に導入し、それぞれの機能モジュールごとに費用を支払う場合と比べて、結果的にコストを抑えられることがあります。

また、システム導入にかかる時間を短縮できるほか、複数のシステムを連携させるための追加費用も不要になります。特に小規模なチームでは、導入期間は通常2〜4週間程度で完了するケースもあり、早期に利用効果を得ることができます。

製品を比較する際には、ソフトウェアの利用料金だけでなく、以下を含めた総合的なコストで評価しましょう。

• ソフトウェア利用料
• 導入支援費用
• トレーニング費用
• 継続的なサポート費用

導入までの期間が短いほど、コストを抑えられるだけでなく、早い段階から業務改善の効果を享受できます。

なぜXakiaはオールインワンプラットフォームとして開発されたのか

私は、企業法務チームが複数の異なるツールを組み合わせて利用し、その導入や運用整備に何か月もの時間を費やしている状況に課題を感じていました。

多くのベンダーは、まず法律事務所向けのシステムを開発し、その後で企業法務向けに機能を転用しています。しかし、それでは企業法務の実際の業務フローには適していません。料金体系も、業務上の前提やニーズに対する考え方も、企業法務部門に最適化されたものではないのです。

そこでXakiaは、最初から企業法務担当者（インハウスカウンセル）のために設計しました。

Xakiaは、以下の機能を一つのプラットフォームで提供します。

• 案件管理（Matter Management）
• 文書管理（Document Management）
• 契約書リポジトリ・契約管理
• 法務コスト管理（Legal Spend Management）
• 法務案件受付・トリアージ（Legal Intake and Triage）
• 法務分析・レポーティング（Analytics）

Xakiaは、モジュールごとに料金が発生する方式ではなく、ユーザー単位のサブスクリプション料金で利用できる統合型システムです。

この統合型アプローチには大きなメリットがあります。システム導入を迅速に進められる（通常2〜4週間）ほか、複数システム間の連携管理が不要になり、結果として総保有コスト（TCO）の削減にもつながります。

また、XakiaはISO 27001、SOC 2、HIPAAの各基準に対応しています。さらに、市場で唯一の多言語対応の案件管理プラットフォームとして、英語、スペイン語、日本語、フランス語をサポートしています。

複数の地域や言語にまたがって業務を行うグローバルな法務チームにとって、これは単なる付加価値ではなく、実際の業務に必要不可欠な要件です。

私たちは、Xakiaが提供する機能と提供しない機能を明確にしています。

Xakiaは、契約書の一元管理や重要な契約期限の追跡に対応しています。一方で、高度な契約交渉の自動化やテンプレート管理ロジックを含む、完全な契約ライフサイクル管理（CLM）機能を目的とした製品ではありません。

多くの企業法務チームが本当に必要としているのは、複雑な契約交渉の自動化ではなく、契約書を整理し、重要な期限を把握し、更新漏れを防ぐことです。

Xakiaは、こうした企業法務の日常的な契約管理課題を効果的に解決することに重点を置いています。

よくある質問

次のステップ

現在、企業法務向けソフトウェアは「あれば便利」というものではなく、必要不可欠な存在になりつつあります。

適切なシステムを導入していない法務チームは、業務対応が遅くなり、部門全体の状況を把握しにくくなります。また、重要な期限を見落とすリスクが高まり、法務コストがどこに発生しているのかを正確に把握することも困難になります。

ただし、最初からすべての課題を解決する必要はありません。

まずは、現在最も大きな負担となっている課題を特定しましょう。そして、その課題を解決できるソフトウェアカテゴリーを選び、3社程度のベンダーにデモを依頼します。その後、実際にチームで試用し、次の改善策を検討する前に、まずは6か月間継続して活用することが重要です。

適切なソフトウェアは、法務チームの働き方そのものを変革します。

弁護士や法務担当者は、煩雑な管理作業ではなく、本来注力すべき法的業務に集中できるようになります。事業部門はより迅速な回答を得られ、リスク管理の精度も向上します。また、法務コストが可視化され、手作業中心の業務負担からチームを解放できます。

まずは今週、自社の最大の課題を特定することから始めましょう。

解決すべき課題を明確にし、ベンダーのデモを依頼し、チームを評価プロセスに参加させる。そして、最適なツールを一つ選び、確実に活用できる環境を作ることが、法務DXへの第一歩です。

さらに詳しく

特定のカテゴリーについてさらに詳しく知りたい方は、法務案件管理ソフトウェア、契約ライフサイクル管理、法務コスト管理、法務案件受付・トリアージ、法務データ分析に関する各種ガイドをご覧ください。企業法務管理や、リーガルオペレーションを成功させる要因について読むことも役に立つかもしれません。